Conceito
Atualmente, ser secretária abrange muitas áreas e exige, não somente formação
acadêmica e aprofundada , bem como a constante atualização e
acompanhamento da evolução das tecnologias de informação e comunicação (TIC) e ainda o permanente comportamento pró-ativo e assertivo. Podemos então, por assim dizer, o ambiente onde cada secretária desenvolve a sua atividade influencia diretamente em sua função e, por essa razão, torna-se muito importante conhecer além do ambiente de trabalho, conhecer também as condições onde vamos desenvolver o trabalho. Para tal não é necessário apenas conhecimento do ambiente físico ou burocrático, mas também o ambiente criado no relacionamento, tanto dos lideres quanto dos laterais e liderados., das quais destacamos:
− se a instituição é pública ou privada;
− se é uma empresa de grande dimensão , pequena
ou média empresa;
− qual o departamento ou cargo que vamos secretariar/assessorar (qual a sua
importância na hierarquia da empresa);
− qual a dimensão do local onde a instituição está implantada ;
− qual o setor de mercado a que pertence a empresa;
− qual o mercado e/ou público alvo preferencial da empresa.
O conhecimento de todos esses fatores é essencial para um ótimo desempenho, desta forma a secretária poderá mais facilmente e
de forma mais eficiente desempenhar as suas funções e atingir os objetivos esperados.
Mudanças estruturais e funcionais
A função no secretariado vem passando por evolução constante,
aprofundamento e transformação, contemporaneamente aos processos de evolução,
expansão e atualização das tecnologias disponíveis e do próprio mundo do trabalho. A secretária passou a ser uma assistente direta e importante do superior imediato,
assumindo além de suas responsabilidades, as responsabilidades dele. Além das
funções administrativas , a função de representação do superior e até mesmo da empresa, exigindo então uma maior polivalência e vasto
conhecimento genérico, no desempenho das mais diversas tarefas e áreas de conhecimento. O trabalho
da secretaria varia de acordo com a dimensão e relevância da organização e com a
atividade desempenhada, onde todos os elementos contextuais influenciam diretamente no grau
de responsabilidades inerentes à função de secretariado, bem como no desenvolvimento de
determinadas tarefas específicas.
Desta maneira, o perfil tradicional da secretária foi substituído, dando lugar a uma profissional extremamente valiosa para a rentabilização da empresa Em suma, a secretária precisa ser uma profissional inovadora, criativa e
empreendedora que consiga desempenhar as suas funções face a revolução tecnológica, globalização, novas formas de gestão, a
própria natureza humana, o dilema do curto prazo X longo prazo, a concorrência, dentre outros
A versatilidade do secretariado – eficiência, pro-atividade e assertividade
O enriquecimento das tarefas da secretária evidencia o crescimento das exigências cotidianas de concorrência, satisfação do cliente/cidadão, bem como à própria
gestão/reforço da imagem organizacional. Além das tarefas tradicionais
associam-se outras novas tarefas (algumas essenciais, outras complementares), como por
exemplo a gestão e utilização de diversos sistemas de informação e comunicação, gestão
de serviços e de aprendizagem, atendimento ao público, apoio logístico a todo o tipo de
evento e gestão de conflitos, entre muitos outros.
Com todas essas alterações nos requisitos para o desempenho da função, torna-se cada vez mais importante uma melhor preparação destes profissionais, fornecendo-lhe
conhecimentos e competências científicas e técnicas em áreas diversificadas, como a ética
e o protocolo, a contabilidade e conhecimentos administrativos ou mesmo na área dos
negócios, entre outros.Deste modo a formação e a postura profissional da secretária deve estar apoiada em três vertentes: o saber-saber (conhecimentos científicos), o saber/ser/estar
(postura e assertividade) e o saber-fazer (realização de tarefas) de forma integrada
e ainda uma visão holística e conjuntural que permita prever e antever para que possa agir
de forma profissional.
A formação fornecida hoje nos cursos de secretariado abordar temas da administração, marketing, direito, relações internacionais e relações públicas, economia, contabilidade, das finanças, comportamento organizacional, gestão de conflitos, gestão estratégica, informática e tecnologias. Desta forma, o
aluno, futuro profissional, conseguirá mobilizar e conjugar todas essas capacidades para
conseguir resolver novas situações (cf. Boterf, 1994).
Além da formação acadêmica, a secretária que busca sucesso profissional deve sempre se renovar, buscando outros métodos para realizar o seu trabalho com maior eficiência,
minimizando recursos e promovendo a satisfação do cliente (executivo) e agindo de forma
concertada, de acordo com o “espírito” da sua organização.
Para fazer jus á uma atitude pró-ativa , a secretária deve procurar oferecer todo suporte para qualquer trabalho do executivo,
atualizando-se, criando clippings e todo o tipo documentação de forma autônoma, sendo
polivalente e o centro e filtro de todos os fluxos de comunicação, atitude à qual se
acrescentará uma postura assertiva ou auto-afirmativa.
A assertividade, segundo Fachada
(1998, vol. 1), significa evidenciar os seus direitos e admitir a sua legitimidade sem ir
contra os direitos dos outros. Trata-se de uma pessoa que se pronuncia de forma serena e
construtiva, já que aquele que se afirma desenvolve a sua capacidade de se relacionar com
o mundo e privilegia a responsabilidade individual.
Do profissional de secretariado espera-se alternativas para
execução de tarefas, opiniões e argumentações; deve ser responsável, sereno, afável,
diplomata e organizado no seu local de trabalho; aliviar o executivo de tarefas rotineiras e
procurar manter um ambiente agradável de trabalho, oferecendo segurança profissional, bom senso e equilíbrio emocional, ponderação
diante de situações complexas, humildade para reconhecer os seus limites e aceitar críticas
e outros argumentos, disponibilidade para trabalhar em equipa, organização e capacidade
de planeamento, discrição e mesmo senso de humor.
Perante ás atitudes desejadas e esperadas, a secretária deve sempre evitar situações como: indiscrição,
demonstrar desinteresse profissional, uso abusivo do telefone, desleixo com a sua
apresentação e expressão corporal, ausência prolongada do local
de trabalho, desleixo profissional, impertinência.
De forma geral, tomando estes exemplos práticos como ponto de partida,
podemos distinguir diferentes categorias de funções básicas do secretariado (cf. Santos, 2007):
1. funções administrativas – onde se inserem as tarefas mais tradicionais do
secretariado, tais como, o tratamento do arquivo, atendimento telefônico,
preparação e apoio a eventos, tratamento da correspondência, etc.;
2. funções de representação – de grande relevância, pois a secretária é frequentemente a primeira imagem da organização, estabelecendo o atendimento,
de forma presencial ou não presencial, de todos os agentes que interagem com a
organização;
3. funções de organização do trabalho – além de desenvolver as tarefas
administrativas, o secretário deve pró-ativamente desenvolver novas estratégias de
gestão e organização do trabalho, procurando rentabilizar tempo e recursos e
agilizando procedimentos;
4. funções de ligação – a gestão e a organização dos fluxos de informação. Gerir as comunicações internas e externas, exige ao
secretário uma enorme capacidade de gestão de todos esses fluxos, filtrando todas essas mensagens identificando efetivamente as informações
corretas e importantes para a sua organização;
5. funções de polivalência – a flexibilidade do secretário é evidenciada através da sua
capacidade no desempenho das tarefas , detendo conhecimentos básicos para o apoio na
área contabilística, linguística, da qualidade, do marketing, etc. O desempenho de tarefas nestas categorias demonstra a versatilidade esperada do profissional de secretariado e a sua capacidade para agir de forma responsável e autônoma,
libertando o próprio executivo de tarefas quotidianas.
Considerações Finais
O elemento humano torna-se fator de extrema relevância para a
competitividade organizacional, já que profissionais qualificados serão chaves do sucesso, a médio e longo prazo, pois detêm competências para atuarem como especialistas, resolvendo situações complexas, de acordo com seu conhecimento,
com a consciência de seu papel na engrenagem organizacional. Em síntese, a secretária contemporânea deixou de ser executora de tarefas, passando a a ser mais interventiva e empreendedora. Seu papel central em
qualquer meio profissional, já que ocupa uma posição de grande relevância nos fluxos de
comunicação, nas tomadas de decisão e na capacidade de, por sua iniciativa, desenha novas formas de trabalho e da sua respectiva organização. É aqui que reside o seu principal
desafio – ser capaz ser um elemento aglutinador entre chefias e os demais patamares
hierárquicos, empreendendo novas formas de trabalho fomentando um ambiente interpessoal que se traduza, ao final em uma imagem de competência e qualidade para a organização.
Artigo Original
SANTOS, Paula Marques - Secretariado – um factor de competitividade organizacional. Lisboa, Instituto Politécnico de Viseu, 2011.
Clique aqui.
Bibliografia utilizada pela pesquisadora
AMARAL, Isabel – Imagem e internacionalização. Lisboa: Verbo, 1997.
BORGES, M. João (2009) – Secretariado. Uma visão prática. Lisboa.
ETEP.
FACHADA, M. Odete – Psicologia das Relações Interpessoais. Vol. 1. Chelas: Rumo, 1998;
FISHER, R.; URY, William; PATTON, Bruce (2008) – Como conduzir uma negociação. 8ª edição.
Porto: Lua de Papel.
MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, Sônia – Manual do(a) secretário(a). S. Paulo: Editora Atlas,
2004.
PEDROSA, Isabel; TEIXEIRA, Marília Pimentel, Práticas de Secretariado, Lisboa, Universidade
Aberta, 2000
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