O domínio das técnicas
secretariais, seja talvez um dos fatores mais importantes para a secretária,
pois compõe a utilização das ferramentas que a secretária precisa utilizar no
dia-a-dia.
De acordo com Magalhães e Souza (2001), é chamado de “técnicas secretariais” o conhecimento de métodos para o desenvolvimento de atividades administrativas que irão assegurar a eficácia de resultados. As atividades cotidianas dos Secretários Executivos requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções.
De acordo com Magalhães e Souza (2001), é chamado de “técnicas secretariais” o conhecimento de métodos para o desenvolvimento de atividades administrativas que irão assegurar a eficácia de resultados. As atividades cotidianas dos Secretários Executivos requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções.
Check
– List
Quando
necessitamos organizar algo, como reuniões, viagens, Coffee Break, casamentos,
malas, etc, é sempre bom prepararmos com antecedência um check list, para
evitar esquecer algo importante, e também para agilizar nosso trabalho. Abaixo,
temos dois modelos de check list
Reunião
Data: 01/12/2009
Horário: 09h
Local: Sala 23
Pauta: Correção do Estatuto
Participantes: João, Maria, José;
Francisco; Paulo; Pedro e Antônio
Recursos: Nenhum recurso
tecnológico a utilizar.
Material de apoio: Papel;
lápis; borracha; caneta
Convidado externo:
Luiz e Henrique. (Providenciar crachá de
autorização para entrar no prédio)
Coffee break:
Café
Leite
Água
Suco de laranja
Mini croissant recheado de
sabores variados
Mini pão francês
Pettit Four
Bolo de chocolate
Bolo de laranja
Patê de peito de peru
Manteiga
Geléia
Viagem
Data da ida: 24/12/2009
Early check-in: 16:00h
Data da volta: 28/12/2009
Late check out: 05:40h
Destino: Manaus
Meio de transporte: Avião
Adiantamento da viagem: R$
1.530,00
Bagagem executiva:
Notebook
Agenda
Pasta
BlackBerry
Canetas
Folder
Cartões de visita
Material Informativo
Brindes
Coffee break ou Brunch
Data: 30/11/2009
Horário: 9:30h
Local: Foyer do teatro
Total de convidados: 100
Utensílios:
Copos de vidro
Guardanapos
Espátulas
Pratos
Travessas
Cestas
Toalhas de mesa
Bebidas:
Água
Café
Leite
Suco de Laranja
Suco de Acerola
Suco de Maracujá
Suco de Abacaxi
Suco de Goiaba
Salgados:
Mini pão francês
Mini pão de leite
Mini brioche
Mini croissant recheado e simples
Pão de queijo
Acompanhamentos:
Queijo Branco
Queijo Mussarela
Peito de peru
Presunto
Doces:
Bolo de laranja
Bolo de cenoura
Bolo de chocolate
Frutas:
Mamão (cortado ao meio)
Maçã
Pêra
Uva
Banana
Ao
planejar sua agenda, dê preferência às divisões semanais, que você pode ter a
visualização da semana inteira num mesmo layout.
Bloqueie
sempre em sua agenda, os horários de reuniões e compromissos. Antes de marcar
um compromisso, SEMPRE verifique a disponibilidade na agenda, e procure evitar
compromissos de última hora, os famosos “encaixes”. Sempre especifique se o
compromisso será interno ou externo, isto lhe ajudará a definir intervalos dos
outros compromissos que por ventura irá marcar.
Ao
final de cada dia, analisa o próximo dia e faça os ajustes necessários.
Procure
anotar de uma agenda para outra, todos os compromissos cíclicos, como por
exemplo, aniversários e datas comemorativas, pois você saberá quando surgir
algum compromisso neste dia, e que não será possível marcá-lo. Uma ferramenta
útil que podemos utilizar em conjunto com a agenda é o fallow-up.
Programas
como o Microsoft Outlok pode ser útil, avisando os horários por meio de
alarmes, e pela internet existem muitos outros programas com uma infinidade de
recursos, mas não podemos confiar apenas em um, por questão de segurança, se
utilizar agenda eletrônica, mantenha sempre a velha e boa agenda de papel.
Fallow-up
É
uma expressão técnica que significa acompanhamento, e ajuda a complementar a
agenda da secretária. O fallow-up é uma pasta sanfonada com as 12 divisões
(meses do ano), ou com as 31 divisões (dias do mês), e a tradicional em ordem
alfabética e temos também o modelo de fallow-up eletrônico, que pode ser feito
por meio de programas especializados, como agendas eletrônicas, que avisam com
e-mails alarmes os compromissos. Podemos encontrar este tipo de ferramenta no
Microsoft Outlok, e até mesmo em programas via internet, como o Google Alerts.
Para um auxilio mais eficaz, é necessária
atualização constante do fallow-up, de preferência ao longo de cada dia de
trabalho, pois nela armazenamos nossos assuntos pendentes de cada dia, e
conforme vão surgindo, vamos apenas adicionando às divisões correspondentes. Sempre ao final do dia, checar o dia
anterior, para evitar qualquer imprevisto no dia seguinte.
A secretária
pode utilizar o fallow-up para acompanhar seus trabalhos e também para
acompanhar os trabalhos que devem ser feitos pela equipe, e principalmente para
os assuntos de seu executivo.
Podemos
utilizar o fallow-up para arquivar:
·
Memorandos, cartas, e-mails que necessitam de
resposta que estão pendente, relatórios;
·
Contas a pagar;
·
Controle para renovação de contratos,
assinaturas, contratos para assinar;
·
Lembrete de assuntos que estão em andamento,
como compromissos com clientes, reuniões, assuntos para resolver nas reuniões;
·
Providências a serem tomadas, telefonemas para
realizar, etc.
No fallow-up
não se guardam documentos originais, ou processos inteiros, procure deixar um
bilhete de referência a eles, ou uma ficha de controle para fazer o
acompanhamento sobre o assunto. Evite transmitir de um dia para o outro por que
não pôde resolver.
Administração
do Tempo
Administrar
o tempo não é realizar as tarefas de forma cronometrada, e sim saber definir a
prioridade de realizá-las. É impossível conseguirmos fazer tudo o que
precisamos ou queremos. Mas falar em administrar o tempo é falar em conseguir
realizar nossas prioridades, sendo assim, temos que saber com clareza o que nos
é prioridade, pois as outras coisas que deixamos de fazer, temos quer ter
consciência que talvez nunca sejam feitas.
Quem
não administra seu tempo, é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas com
pressão, nervosismo, impaciência, e nunca na ordem, e muito menos no momento em
que desejam. Dizer que as pessoas trabalham melhor sob pressão é talvez um dos
mais absurdos mitos.
Pela
lógica, devemos listar as coisas que nos são importantes e aquelas que temos
urgência em responder. Com certeza que na nossa lista também estarão coisas que
não são importantes nem urgentes, porém são coisas que queremos, e também sei
que não estarão em nossas listas coisas que são importantes e urgentes, pois
somos nós que não damos devida importância a elas.
Vamos
entender esta questão; vamos dizer que você considera importante ficar mais
tempo com a sua família, porém você trabalha 9 horas por dia. Se o seu trabalho
é mais importante do que você ficar com a sua família tudo bem, o problema está
resolvido, você trabalha e deixa sua família sem você, mas, se você acha que
sua família é mais importante, então podemos classificar seu trabalho como
urgência, no sentido de que é algo que deve ser feito, pois senão você poderá
ser demitido, perderá clientes, deixará de cumprir com suas tarefas, etc., e
sem trabalho você terá problemas em manter sua família. É neste exato ponto que
as pessoas se perdem, o que é importante e o que é urgente.
Quando
trabalhamos, não estamos ocupando o nosso tempo com isso. Quando somos
contratados, estamos cedendo nosso tempo a outros, então quer dizer que este
tempo não é mais nosso, não nos pertence mais. Temos “n” coisas para fazer com
este tempo. Não mandamos em boa parte do nosso tempo, isso é algo real. Sendo
assim, nosso tempo também é dinheiro, pois devemos lembrar que existem empresas
pagando pelo nosso tempo, não é à toa que os ingleses dizem que “time is money”
(tempo é dinheiro). A questão é que, tempo tem um valor monetário para quem tem
objetivos. Na verdade o trabalho é uma troca de tempo por dinheiro, eu cedo meu
tempo produtivo, e alguém me paga por ele.
O
maior problema é quando administramos mal nosso tempo no trabalho, pois
interfere no pequeno tempo que temos para nós, pois teremos que fazer horas
extras e levar trabalho para casa para compensar este tempo perdido. Usar mal,
quer dizer que usamos de forma incorreta o tempo, sem classificar o que é
importante ou urgente. Administrar o tempo não é ficar escravo do relógio, mas
ganhar autonomia de sua vida, sendo uma batalha diária, que temos que
vencer. Ser eficaz é fazer as coisas
certas, porém, ser eficiente é fazer as ociosas certas com o menor recurso
possível.
Perdemos
a maior parte do nosso tempo produtivo com interrupções, tanto dos chefes,
quanto dos colegas e o excesso de telefonemas também é um grande problema. No
Brasil, o excesso no tempo das reuniões é algo mais problemático ainda, pois
existem pessoas que não precisariam estar lá, assuntos que não precisariam ser
discutidos, traduzindo, uma perda significativa no seu precioso tempo.
Todos
os dias, cada um de nós recebe exatamente 24 horas. Mesmo com esse
igualitarismo, um consegue realizar mais tarefas do que outros, que enquanto
isso, ao final do dia sente que não fez nada, e um dia perdido não consegue
jamais ser recuperado. Nos dias em que vivemos hoje, a maior escassez do homem
não é apenas dinheiro, ou matéria-prima, mas sim tempo.
Quem
tem tipo não é aquela pessoa que não faz nada, e sim aquela pessoa que sabe o
que fazer com o tempo que tem, administrando todas suas tarefas e as
classificando de acordo com suas necessidades. E estar sempre ocupado e sem
tempo também não é necessariamente que a pessoa é produtiva, pelo contrário,
podem estar gastando todo o tempo que dispõe com total improdutividade, fazendo
coisinhas daqui e dali, se finalizar nada ou sem conseguir fazer absolutamente
nada.
É
por estas questões, que para conseguirmos administrar nosso tempo, temos que,
além de definir nossas prioridades, temos que ter visão de futuro, saber onde
queremos chegar, seja daqui a dois dias, ou daqui a cinco, dez ou vinte anos.
Devemos traçar metas, objetivos, planos para nossa vida. Em segundo passo,
temos que transformar nossos objetivos em metas, e iniciar a especificar como
estas metas e em quanto tempo elas deverão ser alcançadas. O terceiro passo é
criar planos e estratégias para poder alcançarmos tais metas, como conseguir,
se for necessário dinheiro, como conseguir, etc. Em quarto lugar, colocar em
prática e fazer o que deve ser feito para que alcancemos as metas e objetivos
por nós propostos.
Devemos
lembrar que tempo é muito mais que tudo isso que discutimos, tempo é vida, se
desperdiçarmos tempo, estamos desperdiçando nossas vidas. Podemos chegar à
conclusão de que, quem administra seu tempo, ganha tempo, e acaba ganhando
vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Ganharmos tempo dentro do tempo que temos em
nossa vida é algo que está ao alcance de todos nós.
Uma
verdade é fato: quem não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca irá
chegar, mesmo que tiver tempo!
Organização de arquivos
Do latim archívum, lugar onde se guardam
os documentos.
·
Lugar onde se guardam documentos
·
Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes etc.
·
Conjunto
de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.
Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiros arquivo
têm a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
Vamos tomar atenção para não confundir ARQUIVO
com o nome do móvel onde se guardam os documentos.
Toda empresa têm uma grande demanda de papéis que
devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos,
entre outros. E estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se
possa achá-los com extrema facilidade.
A existência de um arquivo vem da necessidade do
armazenamento documentos que a empresa necessita, arquivo é mais que um lugar
para armazenamento de documentos, é onde está toda a trajetória da empresa, sua
história ao longo do período que ela existe. Organizar os arquivos da empresa é
um investimento, jamais pode ser encarado como uma despesa.
A necessidade de mantermos um arquivo, é a
necessidade de poder conservar os documentos.
Esses documentos podem ser:
- Secretos: que exigem absoluto sigilo e cuja divulgação prejudica a segurança das partes envolvidas.
- Confidenciais: tratam de assuntos pessoais ou de interesse da empresa, e que deve ser do conhecimento do menor número de pessoas possível.
- Reservados: os quais deve ser guardado o sigilo por um determinado tempo. Quando terminado esse período, podem ser divulgados.
- Ostensivos: devem ser exibidos ou divulgados, pois é do interesse de todos.
- Fiscais: todo documento comercial que está sujeito a uma fiscalização por um órgão municias, estadual ou federal. O documento fiscal pode ser solicitado para comprovar uma transação efetuada pela empresa. Tais como notas fiscais, guias de recolhimento de ISS, ICMS, IPI, INSS, balanços, faturas etc.
Estes
documentos devem estar separados, e para tal feito, é necessário ler o
documento e analisar sua origem. A organização dos arquivos deve ser feita no
mínimo anualmente, e conferir e guardar os documentos que realmente são
importantes, porque 75% dos papéis gerados pelas empresas é exclusivamente
lixo. Devemos organizar para saber quais documentos devemos mover para o
arquivo inativo, os que já não ter serventia porque já venceram na tabela de
temporalidade, e que, portanto devem pertencer ao arquivo morto. Devo ter em
meu arquivo corrente (ou dinâmico), apenas documentos do ano em curso, pois são
deles que mais vou precisar.
·
Arquivo
Corrente ou Dinâmico –
também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos
estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos
e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e
freqüência de uso. São muito usados pela administração.
·
Arquivo
Intermediário –
também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. São Arquivos que aguardam
em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta
pequena frequência de uso pela administração.
·
Arquivo
Permanente – também
conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais
custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.
Por
descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou
“inativo”.
Para
alcançamos a plenitude do nosso arquivo, devemos ter nele: organização,
segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, fácil acesso e uniformidade.
O
móvel onde podemos armazenar os documentos são:
·
Gaveteiros: que geralmente são de pastas
suspensas. A desvantagem é que se ele for muito alto e enchermos mais as
gavetas de cima e menos as de baixo, corremos o risco de ele tombar em nosso
corpo quando for aberto. Se o utilizar, evite deixar as gavetas aberta, e /ou
as pastas muito abarrotadas, pois quando for pegar uma pasta, outra virá junto
e cairá.
·
Armários: podemos guardar as pastas A-Z, pastas
normais, pastas sanfonadas, em caixas, como caixas de arquivos suspensos. A
vantagem é que pode ficar uma organização mais visível e ao alcance.
·
Deslizantes: ele se contrai e se expande, se
adequando à lugares pequenos, ou com volume muito grande de documentos.
Geralmente é mais utilizado em bibliotecas, para o armazenamento de livros.
Para uma
melhor estática aos nossos documentos, podemos nos atentar a alguns detalhes,
como, para separar documentos, utilizar pastas “L”; preferir grampear os
documentos ao prendê-los com clipes, e sempre lembrando que o grampo deve estar
na parte superior esquerda; documentos com furos, devemos reforçar com adesivos
próprios para esse fim; e quando retirarmos algum documento do arquivo, marcar
esta parte para devolver o documento para o mesmo lugar.
olá esse material contempla o requisitado abaixo
ResponderExcluir8) Qualidade na prestação de serviços e no atendimento.
9) Técnicas de Atendimento ao público: recepção, procedimentos profissionais e padrões de atendimento.
10) Técnicas Secretariais: atendimento telefônico e agenda.
Alex
Olá.. gostei do tema de seu TCC, como faço para ter acesso a leitura desse material?
ResponderExcluirSou aluna de Letras com Espanhol.
Olá.. gostei do tema de seu TCC, como faço para ter acesso a leitura desse material?
ResponderExcluirSou aluna de Letras com Espanhol.
mto bom
ResponderExcluir